Microsoft Word har i lang tid været mere end bare et tekstbehandlingsprogram. Som bruger kan du nemlig få meget mere ud af det. Det tilbyder kraftfulde funktioner, der f.eks. løfter samarbejde og automatisering til et højere niveau. Du kan samarbejde i skyen, oprette formularer og bruge skabeloner og makroer til at gøre dit dokument så professionelt som muligt. Word har altså også mange interessante muligheder for avancerede brugere. I denne artikel kan du læse mere om professionelle formularer, makroer, skabeloner og hurtige dele i Microsoft Word.
Microsoft Word: Samarbejd i skyen
Tiden hvor man skulle sende dokumenter frem og tilbage via e-mail for at lave ændringer, er for længst forbi. Microsoft tilbyder to måder at gemme dit Word-dokument i skyen: OneDrive og SharePoint. Det betyder, at dit dokument gemmes online, så alle med adgang til det kan arbejde i det samtidigt – uanset hvor i verden de befinder sig.
Ud over teksten kan du tilføje kommentarer i dokumentet, så det tydeligt fremgår, hvor ændringer skal foretages. Du kan også indstille, at ændringer foretaget, mens du ikke var online, bliver vist i en anden farve. Den tekst, der er blevet erstattet, vises med gennemstregning, så du præcis kan se, hvad der er blevet ændret.
Derudover kan du indstille, at adgang først skal gives, når du har givet tilladelse. På den måde har du fuld kontrol over, hvem der får adgang til dokumentet, så kun de personer, du finder relevante, kan samarbejde med dig.
Vil du bruge Microsoft Word? Se vores Office-pakker.
Microsoft Word: Opret professionelle formularer
Med Word kan du oprette udfyldningsformularer, hvor brugere kun kan udfylde bestemte felter. Tænk f.eks. på afkrydsningsfelter, rullelister og/eller tekstfelter. Du opretter dermed et dokument, som andre ikke kan ændre, bortset fra de felter, hvor svar skal gives eller valg skal foretages.
Der findes flere typer formularer, du kan oprette i Word. Du kan f.eks. lave en formular med åbne svarfelter til navn, e-mailadresse, kommentarer m.m. Du kan også oprette en formular, hvor man vælger fra en liste, f.eks. et produkt, en dato eller en placering. En anden mulighed er at bruge afkrydsningsfelter, hvor brugeren kan acceptere f.eks. handelsbetingelser eller tilmelding til et nyhedsbrev.
Hvordan opretter du en professionel formular?
Trin 1: Aktivér fanen 'Udvikler'
- Gå til 'Filer' > 'Indstillinger'.
- Klik på 'Tilpas båndet'.
- Afkryds 'Udvikler' i højre kolonne, og klik på 'OK'.
Trin 2: Brug indholdskontrolelementer
Vælg en af følgende muligheder:
- Rulleliste
- Tekstfelt
- Datovælger
- Afkrydsningsfelt
- RTF-felt
Trin 3: Tilpas formatering for et professionelt udtryk
- Vælg en professionel skrifttype.
- Brug tabelstrukturer for et ryddeligt og overskueligt layout.
Trin 4: Beskyt formularen (valgfrit)
Vil du kun tillade, at brugere udfylder bestemte felter? Følg disse trin:
- Klik på 'Begræns redigering' under fanen 'Udvikler'.
- Afkryds 'Tillad kun denne type redigering i dokumentet'.
- Vælg 'Udfyld formularer'.
- Klik på 'Ja, anvend beskyttelse', og indstil evt. en adgangskode.
Microsoft Word: Makroer
Makroer i Word giver dig mulighed for yderligere automatisering af dit dokument. Med makroer kan du udføre en bestemt handling igen og igen med ét klik. Du kan f.eks. anvende en standardstil på tekst, gøre alle overskrifter i et bestemt niveau fed og automatisk indsætte sidehoveder og sidefødder.
I forhold til dokumentets struktur kan du med ét klik fjerne alle tomme linjer, oprette et indholdsfortegnelse automatisk og kopiere samt gentage bestemte sektioner. Med hensyn til kontrol og oprydning i dokumentet kan du nemt fjerne alle kommentarer, anvende én ensartet stil og kontrollere for ufuldstændige afsnit, som du tidligere har noteret.
Dette er blot nogle få eksempler på, hvad du kan bruge makroer til i Word. Programmet understøtter mange flere makrofunktioner for yderligere automatisering.
Har du teknisk viden? Så kan du også selv skrive VBA-kode. VBA står for Visual Basic for Applications og er et relativt enkelt programmeringssprog, der giver dig endnu mere kontrol over automatiseringen i Word.
Microsoft Word: Skabeloner og hurtige dele
Med skabeloner kan du bruge forhåndsformaterede dokumenter, hvor visse ting allerede er udfyldt – f.eks. layout, indhold og faste tekstdele.
Eksempler på skabeloner:
- Fakturaer
- Tilbud
- Ansøgningsbreve
- Referater
- Dagsordener
- Rapporter
Hurtige dele er en praktisk funktion for brugere, der ofte anvender bestemte tekstfragmenter, formateringer og/eller billeder i forskellige dokumenter. Disse elementer skal ikke oprettes hver gang, men kan gemmes som en hurtig del, så de nemt kan indsættes i dokumentet igen.
Eksempler på hurtige dele:
- Tabeller
- Billeder
- Tekstafsnit
- Sidehoveder og -fødder
- Forsider og vandmærker
Med hurtige dele sparer du tid og kan fastholde en ensartet dokumentstruktur, hvilket gør dine dokumenter mere professionelle. Derudover fremmer hurtige dele samarbejdet, da de kan deles og bruges på samme måde af kolleger.
Sådan bruger du hurtige dele:
- Opret det indhold, du vil bruge igen (f.eks. et afsnit, en tabel eller et logo).
- Markér indholdet.
- Gå til Indsæt > Tekstgruppe > Hurtige dele > Gem markering i galleriet Hurtige dele.
- Giv det et navn, vælg evt. en kategori, og klik på OK.
Du kan derefter indsætte dette element igen via samme menu, eller ved at skrive de første bogstaver og trykke Enter (hvis du har brugt funktionen Autotekst).
Køb prisvenlige Microsoft Office-licenser
Leder du efter prisvenlige Microsoft Office-licenser og vil spare op til 70 %? Softtrader tilbyder brugte Microsoft-licenser til uslåelige priser! Er du interesseret? Anmod om et tilbud.
Har du spørgsmål? Kontakt os!
For mere information om, hvilken Microsoft-software og hvilke licenser der passer bedst til dig, er du velkommen til at kontakte os. Vi er tilgængelige mandag til fredag fra kl. 9:00 til 17:00.
